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La digitalización de la función financiera en su empresa

Tanto si se trata de robótica, inteligencia artificial o cloud computing, los avances tecnológicos representan una oportunidad de oro para la función financiera de cualquier organización. Pero ¿cuál es la mejor manera de aprovecharlos? ¿Supone una solución para toda la empresa o únicamente para enfoques específicos?

La mayoría de los directivos coinciden en que invertir en tecnología puede aportar ventajas competitivas y una mayor conectividad en la organización. Sin embargo, muchas empresas no siguen adelante con sus planes por la falta de conocimientos o de voluntad para invertir en su transformación digital – a pesar de que vivimos en un mundo definido por las tecnologías inalámbricas y la nube.

No hay duda de que nos encontramos ante una nueva oleada de tecnologías para el back-office. Tal y como indica Fernando Mora, director de Consultoría Tecnológica e Innovación de Grant Thornton, “las soluciones RPA (Automatización Robótica de Procesos) y el aprendizaje automático permiten aprovechar unas oportunidades de automatización y escalabilidad anteriormente no disponibles."

"Además, la inteligencia artificial y el análisis avanzado de datos están generando escenarios en los que se puede crear una plataforma financiera virtual sobre los sistemas existentes, sin tener que cambiarlos o actualizarlos. De este modo, se aporta mayor libertad al área financiera, sin necesidad de cambiar o trasladar los sistemas clave, cuya sustitución suele resultar muy costosa", añade.

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¿Está lista el área financiera para adoptar la digitalización?

Luis Pastor, socio de Consultoría Tecnológica e Innovación de Grant Thornton, considera que existen dos desafíos principales para la función financiera: "A menudo el área financiera no es tan proactiva como otras funciones de la organización a la hora de invertir en las últimas tecnologías", afirma. "Los recursos tienden a dirigirse a tecnologías operativas orientadas al cliente. La recuperación de la inversión en los sistemas financieros puede ser muy rápida, pero rara vez está bien articulada". 

El segundo desafío es la capacidad. "Las empresas medianas suelen tener unas altas capacidades, ya que cuentan con profesionales muy emprendedores e innovadores. Sin embargo, estos no tienen tiempo para centrarse en proyectos tecnológicos porque el día a día de sus actividades es prioritario". 

Luis está de acuerdo en que los departamentos financieros no suelen tener tiempo para implantar grandes transformaciones, pero afirma que "para complementar estos grandes cambios, las mejoras continuas en la organización son clave, ya que puede generar un gran impacto en poco tiempo".

"Debemos retar a todos los integrantes del área financiera a que dediquen una hora a identificar mejoras de eficiencia en su trabajo; si bien estas mejoras por sí solas no serán gran cosa, al sumarlas generarán unos ahorros significativos", afirma.

El error de introducir la tecnología "porque sí"

Antes de gastar dinero en tecnología, Fernando Mora recomienda a las empresas medianas que hagan lo siguiente. En primer lugar, deben comprometerse con sus sistemas actuales y examinar sus capacidades para ver si pueden extraer más valor de ellos.

“El principal error que cometen las empresas de todos los tamaños, pero especialmente las pymes, es la falta de planificación y compromiso con sus equipos a la hora definir las necesidades. Muchos de sus sistemas se basan en soluciones ERP o en sistemas de gestión financiera que tienen capacidad para dar mucho más de sí.”

“Sirva como ejemplo el área de procesamiento de pagos. Muchas empresas pueden optimizar sus sistemas actuales y conseguir una mayor automatización, en lugar de invertir en nuevas herramientas de robótica y automatización de procesos”.

“Mucha gente cree que con añadir nueva tecnología es suficiente. Se pueden implantar soluciones tecnológicas, pero si la adopción es deficiente porque no se ha involucrado a los usuarios ni se les ha explicado los beneficios, estos proyectos irán languideciendo y terminarán siendo un fracaso, lo cual genera frustración y reticencias de cara a proyectos futuros”.

¿Una solución para toda la empresa o enfoques específicos?

El enfoque que deben adoptar las empresas dependerá de la organización en sí. Uno de los problemas que el especialista de Grant Thornton, Fernando Mora, suele identificar en la implantación de soluciones tecnológicas es la falta de argumentos claros para adoptar el cambio. “Trabajo con muchas empresas medianas respaldadas por inversores de capital riesgo y siempre percibo la misma frustración en ellos: a menudo el director de IT del grupo acude a ellos con una gran inversión para acometer la "transformación digital integral" de la entidad, pero cuando se les pregunta por el retorno de la inversión (ROI), muy pocos son capaces de aportar un análisis sólido de los beneficios para el negocio”.

En algunos casos, lo que se necesita es precisamente la transformación digital de toda la empresa. Por ejemplo, Fernando trabaja actualmente con una empresa mediana en la que la conectividad entre el sistema de gestión de almacenes, la plataforma de comercio electrónico y el sistema financiero requiere un cambio en toda la empresa, dado que esta inversión permitirá transformar la operativa de la organización.

Sin embargo, en ocasiones puede ser más eficaz transformar un área específica del negocio, en la que se obtenga un ROI claro y resulte además menos costoso, afirma Mora. "Un proceso que suele fallar en el área financiera de las empresas es la recepción de facturas de proveedores sin número de orden de compra. Trabajé recientemente con una empresa en la que tenían un enorme retraso en el pago de facturas a proveedores porque no se habían conciliado con las órdenes de compra originales”.

"Esto exigía un enorme esfuerzo manual, con un equipo dedicado a ello a tiempo completo para garantizar los pagos a proveedores de manera puntual. También provocaba una falta de previsibilidad y control en las salidas de efectivo".

"Trabajamos con un socio tecnológico que ofrece soluciones RPA (automatización robótica de procesos) y creamos una herramienta que imita la actividad de un humano en la conciliación de las facturas y la orden de compra. La automatización de esta actividad liberó por sí sola el equivalente a cinco técnicos a tiempo completo del área de finanzas, permitiéndoles centrarse en actividades de mayor valor añadido".

Planifique con antelación para evitar errores

Fernando afirma que, cuando le llama un cliente porque ha salido algo mal en la implantación de una solución tecnológica, lo habitual es que no contara con unos sólidos argumentos que justificaran esa solución. "Las empresas más avanzadas recurren a nosotros desde el principio y reconocen las capacidades y experiencia que podemos aportarles", afirma.

"Pero, si nos llaman después de que un proyecto haya salido mal, lo primero que les pido es el argumentario de negocio original. A veces el cliente se encoge de hombros y te confiesa que no lo han hecho. Lo habitual es que el cliente no haya desarrollado unos sólidos argumentos de negocio, en los que haya articulado no sólo los beneficios económicos, sino también las mejoras operativas que aportará y cómo se implantará la estructura de ejecución del proyecto en torno a esa solución".

En opinión de Luis Pastor, es una pena que sea así porque los departamentos financieros tienen a su disposición una gran cantidad de datos interesantes, pero no tienen tiempo para aprovecharlos "porque tienen que descargar los datos manualmente del sistema, manipularlos en Excel, revisarlos manualmente en papel y volver a subirlos al sistema en forma de asientos contables".

Y el coste no debería ser un problema. Fernando menciona con frecuencia el caso de un director financiero de una cadena comercial de tamaño medio al que le resultaba muy difícil justificar la adopción de un nuevo sistema financiero porque "cada vez que lo sacaba a relucir, le decían que con ese dinero podían abrir cinco tiendas nuevas".

“Sin embargo, cuando analizamos su argumentario, vimos que sólo se centraban en valorar el coste de la inversión, sin analizar también el ROI; la realidad era que la rentabilidad de este proyecto era mucho mejor que la conseguida en muchas de las últimas tiendas abiertas por la cadena".

Cerrar las cicatrices del pasado

La organización ha de adoptar los avances tecnológicos con los brazos abiertos, afirma Fernando. "Siempre digo que cuando una empresa está valorando implantar un nuevo proyecto digital debe olvidar las cicatrices del pasado y entender que las reglas han cambiado y que los proyectos tecnológicos se pueden implantar de forma mucho más rápida y rentable.

“Ayudamos a muchas compañías a conseguirlo. Actualmente, la calidad de las APIs es extraordinaria – se puede implantar una herramienta de planificación Oracle de primer nivel junto con un sistema contable SAP, por ejemplo.”

“Las empresas privadas deberían consultar a firmas como Grant Thornton. Las oportunidades son enormes, pero, si no consiguen el grado de compromiso necesario, se quedarán rezagados con respecto a sus competidores”.

Emmanuelle Muller-Schrapp, socia de Finanzas yTtransformación de IT de Grant Thornton en Francia, está de acuerdo. “Las soluciones listas para usar son fundamentales para mejorar la transformación del área financiera. Las soluciones SaaS (software como servicio), por ejemplo, resultan muy prometedoras gracias a su rápida instalación y a su coste escalable.”

“La tecnología se implanta con mayor solidez cuando se adoptan modelos SaaS. Estas soluciones son lo suficientemente amplias como para cubrir necesidades muy diferentes, incluidos procesos estándares y de cumplimiento, y también procesos de auditoría más sólidos".

Emmanuelle considera que estas soluciones requieren una nueva forma de abordar los proyectos de IT: “Las empresas tienen que ser más ágiles, orientarse a la gestión del cambio y adoptar una filosofía de mejora continua.”

“Las principales prioridades del CEO actual son la innovación, la gestión proactiva del rendimiento y los procesos digitales que cumplan con las regulaciones vigentes. En este último aspecto, el gran desafío es identificar soluciones sostenibles que aporten valor con rapidez y con un coste adecuado.”

“La digitalización, además del sector financiero, alcanza a todo el core del negocio indistintamente de los sectores y procesos existente en las compañías. En el mundo empresarial actual se producen cambios a mucha velocidad, lo que exige también cambios en los diferentes modelos de gestionar las compañías. Esto nos lleva a unos escenarios de asumir los cambios externos y por consecuente responder con cambios internos en nuestra forma de gestionar el modelo empresarial. Es la única forma de poder seguir siendo competitivos en el mercado y en el sector empresarial. Para ello, la digitalización en toda su amplitud es el medio conductor que nos llevará a dicho fin”, concluye Fernando Mora, director de Consultoría Tecnológica y de Innovación de Grant Thornton en España.