Los retos del nuevo registro horario
La incertidumbre técnica y regulatoria, grandes desafíos para la implantación del registro horario
Los expertos advierten de las implicaciones de la normativa en materia de protección de datos y en sistemas biométricos.
En países como Francia, Alemania y Polonia, el registro horario ya es obligatorio y las sanciones llegan a los 30.000 euros.
La nueva regulación ha sido el tema central de primer ‘Labour corner’, sesiones especializadas en materia laboral y de cumplimiento normativo organizadas por Grant Thornton.
Más allá del mero cumplimiento formal, la actualización de los criterios de la
Inspección de Trabajo y la reciente jurisprudencia del Tribunal Supremo obligan a las compañías a revisar sus sistemas de control horario con una mirada estratégica, que combine seguridad jurídica, eficiencia operativa y respeto a los derechos de las personas trabajadoras. Un desafío que cuenta con una dosis de incertidumbre debido a la ausencia de un desarrollo normativo y las complicaciones tecnológicas.
Este ha sido el tema central de la primera sesión de ‘Labour corner’, organizada por Grant Thornton en su sede de Barcelona bajo el título ‘El registro horario 2025: cómo afrontar la normativa que viene’. Un encuentro en el que distintos expertos han abordado aspectos como la interpretación que la Inspección de Trabajo aplica en sus actuaciones respecto al registro horario y la aportación que realiza esta herramienta en la productividad.
El registro horario, herramienta clave para la productividad
“La Organización Internacional del Trabajo ya advierte de que el registro horario tiene un impacto más directo en la vida cotidiana de las personas trabajadoras. Las horas trabajadas no solo afectan al esfuerzo físico o psíquico de quien trabaja, sino también a la calidad del trabajo efectuado. Según la OIT, a partir de las 50 horas semanales la productividad cae en picado”, ha explicado Marga Guitart, abogada de Laboral de Grant Thornton.
Por ello, el registro horario representa una herramienta clave para la
organización del tiempo de trabajo. En la práctica, un sistema bien diseñado
ayuda a reducir el presentismo, puede disminuir hasta un 25% el absentismo y recortar un 25% las horas extra no planificadas, además de reducir litigios al disponer de métricas trazables, han destacado los expertos de Grant Thornton.
Desde una perspectiva estrictamente jurídica, los expertos de Grant Thornton han recordado que el registro horario es una obligación legal ineludible en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y que su incumplimiento puede ser sancionado conforme a la LISOS, con cuantías que pueden alcanzar los 7.500 euros por persona trabajadora y centro de trabajo.
Por otro lado, se ha subrayado la exigencia de que los registros estén disponibles de forma inmediata y se conserven durante cuatro años, en un sistema que permita el efectivo control, incluyendo la identificación de la jornada, del inicio y fin de la prestación y de las pausas.
La incertidumbre técnica y regulatoria
Grandes desafíos para la implantación del registro horario
El reto inmediato: adaptarse al nuevo registro digital
El mayor reto es la incertidumbre técnica y regulatoria, ya que el nuevo Real
Decreto fijará un registro obligatoriamente digital, objetivo, fiable y accesible,
pero aún quedan por desarrollar requisitos técnicos.
Sin embargo, los expertos recomiendan avanzar ya con sistemas que cumplan los requisitos más básicos: “Lo prioritario es la identificación de la persona, jornada prevista, inicio y fin por hora y minuto, pausas que no computan”, ha señalado Javier Sáez García, Asociado Senior de Laboral de Grant Thornton, “Además de las horas extra o complementarias y su compensación, y las medidas de conciliación y trazabilidad de cambios”.
El registro deberá estar accesible para cada persona trabajadora y para la
Representación Legal de Trabajadores, además de entregarse un resumen
mensual junto con la nómina y conservarse cuatro años.
Otro eje crítico es la protección de datos. El registro implica tratar información personal y, según se recordó, deben evitarse datos biométricos para fichar y trabajarse de la mano del delegado de protección de datos desde el diseño de la herramienta. En paralelo, la definición de “tiempo de trabajo efectivo” exige parametrizar casuísticas complejas: pausas, desplazamientos y tiempos de disponibilidad, así como teletrabajo e híbridos y la desconexión digital.La sesión ha evidenciado además la doctrina y sentencias más recientes —
incluida una del 30 de septiembre de 2025 sobre pausas en servicios de urgencia y otra del 9 de octubre de 2025 del TJUE que matiza la doctrina Tyco en desplazamientos—, además del fallo del TJUE de 2019 que exige sistemas objetivos, fiables y accesibles.
Comparativa europea
Para situar el marco español frente al resto de países de la Unión Europea, la sesión incorporó una panorámica comparada del registro horario en la UE que confirma la convergencia hacia sistemas digitales, fiables y accesibles, con trazabilidad y derechos de consulta reforzados, aunque persisten diferencias relevantes en plazos de conservación y régimen sancionador.
En el caso de Alemania, el registro es obligatorio y electrónico, con sanciones elevadas (hasta 30.000 €); en Francia es obligatorio con sanciones de 750 € por persona trabajadora por día y solo las empresas de más de 50; en Suecia su uso es negociado vía convenios; en Polonia es obligatorio desde 2023 con sanciones elevadas, al igual que Alemania de hasta 30.000 €, y en Italia es obligatorio desde 2022, con un sistema muy detallado y sanciones de hasta 1.500 € por persona.
“En España, se anticipan campañas de Inspección y un posible endurecimiento sancionador”, ha afirmado Georgina Gri, Asociada Senior de Laboral de Grant Thornton. “La recomendación es acreditar diligencia desde ahora con sistemas digitales, trazabilidad, protocolo con la RLT y alineamiento con nómina, aún a la espera del desarrollo técnico”, ha concluido la experta.
La sesión ha representado la primera jornada de los ‘Labour Corners’ de Grant Thornton, que parten con el objetivo de guiar e informar a empresas y
profesionales interesados sobre las novedades más relevantes en materia
laboral y de cumplimiento normativo.